دردفتر اسناد رسمی از یک مقسم اسناد به دو دسته بزرگ تقسیم می گرد ند که عبارتند از الف- اسناد مالی ب- اسناد غیر مالی
الف : اسناد مالی : اسناد مالی به ان دسته از اسناد گفته می شود که در متن سند مبلغ ریالی بصورت منجز و روشن ذکر گردد . و معمولا شامل معاملات قطعی اموال منقول و غیر منقول و غیره است که با یکی از عقود بیع – معاوضه- مصالحه –هبه –و…. انجلم می گیرد.
برای تنظیم اسناد در دفاتر معمولا سه نوع تشریفات وجود دارد : ۱- اخذ اسناد هویتی اشخاص شامل شناسنامه – کارت ملی و
۲- اخذ اوراق و دلائل مالکیت برای اموال و املاک در حال معامله به تناسب مال منقول و غیر منقول از قبیل سند کارخانه در خود رو و سند مالکیت ششدانگ در اموال غیر منقول و بنچاق دفتر خانه و ………..
۳- استعلامات از ادارات ثبت اسناد و املاک و شهرداری و دارائی و….. در اموال غیر منقول و اخذ برگ سبر و تائیدیه نقل و انتقال از اداره راهنمائی و رانندگی برای اتومبیلها
این اسناد معمولا سه نوع هزینه دارند : الف – هزینه ثبت اسناد که معمولا به حساب اداره ثبت اسناد و املاک واریز و وارد خزانه دولتی می شود .ب- هزینه نقل و انتقال دارائی که مالیات نقل و انتقال نام دارد که به حساب خزانه واریز می گردد.
ج- هزینه تحریر سند که با توجه به قانون و طبق تعرفه دولتی اخذ و وبه مصرف حقوق و مزایای کارکنان و دیگر هزینه های جاری دفتر می رسد .
۲- اسناد غیر مالی: اسنادی هسنتد که در متن و مفاد سند مبلغ ریالی درج نشده و هزینه های ان از قبیل حق الثبت و حق التحریر از قبل توسط اداره ثبت معین و دفتر خانه ها مکلف به رعایت ان هستند .مثل اسناد مربوط به انواع وکالت کاری و اداری – اقرار نامه ها- تعهدات غیر مالی و رضایت نامه دادگستری و غیره . از جمله امتیازات این اسناد این است که مالیات دارائی نداشته و حق الثبت و حق التحریر ان ارزان بوده و هستند.
