تعریف دفتر اسناد رسمی
« دفـتر اسـناد رسـمی » واحدی است وابسته به قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که وظیفه تنظیم و ثبت اسناد رسمی ، گواهی امضاء و … را مطابق قوانین و مقررات برعهده دارد. عموم افراد برای اعتبار و رسمیت بخشیدن به معاملات ، تعهدات و قراردادهای خود نیازمند مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و ثبت آنها میباشند. امروزه با گسترش روزافزون تعاملات و روابط آحاد جامعه ، لزوم ثبت رسمی روابط حقوقی بین اشخاص را برای حفظ حقوق خود و پیشگیری از مشکلات احتمالی، بیش از پیش اهمیت و ضرورت میبخشد.
وظـایف دفـتر اسـناد رسـمی: ( ماده ۴۹ ق. ث و ماده ۵۷ ق. آ. د. م )
۱- ثبت اسناد مطابق مقررات قانون
۲- تصدیق صحت امضاء (گواهی امضاء)
۳- مطابقت رونوشت یا تصویر اسناد با اصل ( برابر اصل) و …
مـزایای اسـناد رسـمی: ( مواد ۱۲۸۴ الی ۱۳۰۵ قانون مدنی و ۷۰ و ۷۱ و ۷۲ و ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت)
۱- قابلیت استناد در مقام اثبات دعوی یا دفاع
۲- قابلیت صدور اجرائیه (لازم الاجرا بودن اسناد رسمی) بدون مراجعه به دادگاه و بدون حکمی از محاکم
۳- قابلیت استناد به وجود اسناد رسمی توسط طرفین قرارداد و اشخاص ثالث
۴- اعتبار اسناد رسمی راجع به معاملات و تعهدات نسبت به طرفین یا متعهد و وراث و قائم مقام آنان
۵- اعتبار اسناد رسمی راجع به اموال غیرمنقول نسبت به طرفین معامله و قائم‌مقام‌قانونی آنها و اشخاص ثالث
۶- قابلیت استناد به تاریخ اسناد رسمی به زیان طرفین قرارداد و اشخاص ثالث
۷- عدم قبول و مسموع نبودن انکار و تردید نسبت به اسناد رسمی
۸- معتبر بودن تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن
اسـناد قابل ثبت در دفتر اسـناد رسمی: (مواد ۱۲۸۸ قانون مدنی و ۴۶ قانون ثبت و ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی و …)
۱- ثبت برخی اسناد مانند معاملات راجع به املاک ثبت شده، اتومبیل، کشتیها، سهم الشرکه، حق کسب و پیشه یا تجارت، ورقه اختراع، ماشین‌‌های چاپ، لیتوگرافی و صحافی در دفاتر اسناد رسمی الزامی است.
۲- عقود معین مانند اجاره ، وکالت ، صلح ، رهن ، تعهد ، اقرار ، رضایت ، وصیت و … و قراردادهای خصوصی در صورتیکه مخالف قوانین و مقررات و نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشند.